Inventario para principiantes: para qué sirve y cómo mejorar las diferencias

Por Pipi Yalour

Llega el último día laboral del mes y a muchos de nosotros nos toca contar el inventario. Odiamos esa noche siempre: si cae viernes porque vamos a terminar re tarde y el sábado otra vez es noche fuerte; si cae domingo porque estamos cansados de toda la semana y si cae miércoles porque estamos recargados de mercadería para todo el finde. Y si lo hacemos de día también nos molesta porque es un embole.
Si sos jefe de barra tener conocimiento sobre cuestiones administrativas es -o debería ser- requisito y si querés serlo, es bueno arrancar a entender cómo viene la mano con el negocio.
Arranquemos por lo básico: el conteo de mercadería es clave para calcular y evaluar el rendimiento de un bar como unidad de negocio.
Los negocios están pensados para que una determinada porción de la torta (también llamada “ingresos por ventas”) vaya al alquiler, otra a los sueldos, otra a mantenimiento, otra a compras, etc. y lo que sobra de todo eso es ganancia. El tema es que si nos excedemos en la porción de torta que estamos gastando en una de esas “categorías” debemos achicarnos en otra, o resignamos rentabilidad.
Achicarse generalmente es difícil y resignar rentabilidad no suena bien.

Si aún no tenés muy claro cómo calcular el costo de un cóctel, te puede servir este post 

Costo de mercadería vendida (CMV)
En teoría es simplemente lo que el nombre nos dice: cuánto gastamos en materias primas para vender lo que vendimos. Ésta vendría a ser la torta de la materia prima y se expresa en un porcentaje.
Digamos que a rasgos muy muy generales para cócteles deberíamos andar por el 20-25%.
Hay dos formas de calcularlo:

• Una forma de calcular es con las recetas, siempre y cuando confiemos en ellas. En este caso el cálculo sería:

(cantidad de unidades vendidas de cada producto x cantidad de materia prima que lleva la receta x costo de la esa materia prima)/ventas= CMV

No confiamos en las recetas. De hecho, al costo de la receta como la calculamos cuando la hicimos lo llamamos costo estándar y es la vara para medir qué tanto nos desviamos.  

• La segunda forma de calcularlo es lo que en la jerga se llama “cálculo contable”. El cálculo acá es:

(inventario inicial+compras realizadas durante el mes -inventario final)/ventas= CMV

Básicamente lo que hacemos es ver con cuánta mercadería arrancamos el mes, le sumamos lo que se fue comprando y le restamos la mercadería que sobro al cierre.

Si bien a priori pareciera que el resultado de estos dos cálculos debe coincidir, es usual que no lo haga. Sin entrar en demasiado detalle, suelen no coincidir por recetas mal armadas, errores administrativos de facturación, mermas y desperdicios durante el servicio y la mise en place, etc.

Enfocarse en lo importante
Partamos de la base que el problema no es específicamente que no coincida el costo estándar de nuestras recetas con el costo de mercadería vendida, sino que la clave es ver qué tanto nos desviamos, encontrar los motivos y hacer algo al respecto.
Recomiendo arrancar por aquellas diferencias de inventario que nos resulten significativas. Cuando decimos significativas nos referimos a plata. Nuestra prioridad son aquellos ítems de nuestro inventario que representan más diferencia en plata, no necesariamente en volumen. No es lo mismo tener una diferencia de 20 sifones de soda que tener una diferencia de 20 botellas de bourbon: nos enfocamos en resolver lo del bourbon primero.

Armar un plan de acción
Como el 80% del costo lo acumulamos en el 20% de los ítems, las acciones a llevar a cabo se enfocan en esos 10 o 20 que vamos a considerar prioritarios. Armamos una lista de las causas más usuales con ideas para atacarlas:

1.Problemas en el conteo: no queremos avanzar rastreando el error por los lugares más recónditos de la organización y después caer en la cuenta de que había una caja escondida al fondo del depósito que no habíamos visto. Si recontamos y está todo ok, seguimos buscando. Si cuando volvemos a contar encontramos que parte de la diferencia se debía a error de conteo, también seguimos viendo qué onda con la mercadería que falta o que sobra. Si resulta que encontramos todo lo que nos faltaba, pasamos al próximo ítem de nuestra lista de artículos prioritarios.
Idea: tener bien bien ordenado el depósito y las heladeras ayuda mucho a minimizar la cantidad de errores de conteo. Otra buena idea es hacer un chequeo aleatorio de X cantidad de ítems, osea, volver a contarlos.

2. Errores la receta: esto aplica a productos que requieren elaboración, como cócteles. No a productos de venta directa como botellas de cerveza o de vino. 
Idea: cotejar las recetas reales que de verdad se utilizan durante el despacho con las que figuran cargadas en el sistema y corregirlas. Ahí también hay que incluir las mermas, esto nos va a permitir saber el costo real de los productos que vendemos y analizar si siguen siendo rentables para el bar.

3. Controlar la carga de facturas: la carga de facturas al sistema de gestión que usemos es la forma en que se agrega mercadería a nuestro stock. Entonces, si ingresa mercadería pero no se carga la factura, nos va a producir un sobrante de insumos. Si se carga dos veces una factura, nos va a producir un faltante de insumos. Otro error frecuente es la carga de facturas con errores en la unidad de medidas: si se cargaron 12 botellas pero la factura se refería a 12 pack, también nos produce una diferencia. Es corregible a través de administración.
Idea: la Gise es una obse y tiene un cuaderno de barra en el que deja asentado qué ingresó cada día, eso nos re sirve para encontrar este tipo de errores. Capaz te resulte más cómoda una planillita con todos los ítems que comprás y las fechas del mes como para ir anotando cantidades, por ejemplo. No, confiar en tu memoria no es buena idea.

4. Mejorar el control del ingreso de mercadería: como figura en el punto anterior, las facturas son la forma en que ingresa la mercadería al sistema, por eso es tan importante que lo que figura en la factura coincida con el ingreso real de insumos.
Idea: básicamente tenemos que asegurarnos que cada vez que se entregue materia prima alguien chequee que lo que dice el remito/factura que nos trajo el proveedor con la mercadería que nos está entregando coincidan tanto en la cantidad como en la presentación. Pesar la fruta y corregir el remito si hace falta. No, disculpas, no confío en que todos los cajones de limón traen 18kg.

5.Carga de inventarios: los problemas maś usuales son errores de tipeo, ítems que están en existencia y fueron contados pero que no se cargaron en el inventario, carga de unos artículos por otros, unidades de medida incorrectas.
Idea: prestar mucha atención y concientizar acerca de la importancia que tiene el inventario para la organización pueden ayudar. (Ok, no me esmeré en ésta)

6.Ítems mal comandados durante el servicio: es bastante común que esto pase con productos de venta directa, es decir, con aquellos que no implican nuestra mano de obra en su elaboración como vinos por botella, bebida sin alcohol embotellada, cerveza por botella, etc. La típica que el mesero llega a la mesa y le cambiaron la orden y como está a mil, se olvida de avisar el cambio. Que nos sobren 4 botellas de malbec y nos falten de cabernet sauvignon por lo general es por comandas cruzadas, por ejemplo.
Idea: NADA SALE DE LA BARRA SIN COMANDA, NO, ESA GASEOSA TAMPOCO 🙂 
Hay que hacer mucho seguimiento, no queda otra.

7.Fuga de mercadería: tema álgido.
Idea: suerte con esto.