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Pipi Yalour

Inventario para principiantes: para qué sirve y cómo mejorar las diferencias

Por Pipi Yalour

Llega el último día laboral del mes y a muchos de nosotros nos toca contar el inventario. Odiamos esa noche siempre: si cae viernes porque vamos a terminar re tarde y el sábado otra vez es noche fuerte; si cae domingo porque estamos cansados de toda la semana y si cae miércoles porque estamos recargados de mercadería para todo el finde. Y si lo hacemos de día también nos molesta porque es un embole.
Si sos jefe de barra tener conocimiento sobre cuestiones administrativas es -o debería ser- requisito y si querés serlo, es bueno arrancar a entender cómo viene la mano con el negocio.
Arranquemos por lo básico: el conteo de mercadería es clave para calcular y evaluar el rendimiento de un bar como unidad de negocio.
Los negocios están pensados para que una determinada porción de la torta (también llamada “ingresos por ventas”) vaya al alquiler, otra a los sueldos, otra a mantenimiento, otra a compras, etc. y lo que sobra de todo eso es ganancia. El tema es que si nos excedemos en la porción de torta que estamos gastando en una de esas “categorías” debemos achicarnos en otra, o resignamos rentabilidad.
Achicarse generalmente es difícil y resignar rentabilidad no suena bien.

Si aún no tenés muy claro cómo calcular el costo de un cóctel, te puede servir este post 

Costo de mercadería vendida (CMV)
En teoría es simplemente lo que el nombre nos dice: cuánto gastamos en materias primas para vender lo que vendimos. Ésta vendría a ser la torta de la materia prima y se expresa en un porcentaje.
Digamos que a rasgos muy muy generales para cócteles deberíamos andar por el 20-25%.
Hay dos formas de calcularlo:

  • Una forma de calcular es con las recetas, siempre y cuando confiemos en ellas. En este caso el cálculo sería:

(cantidad de unidades vendidas de cada producto x cantidad de materia prima que lleva la receta x costo de la esa materia prima)/ventas= CMV

No confiamos en las recetas. De hecho, al costo de la receta como la calculamos cuando la hicimos lo llamamos costo estándar y es la vara para medir qué tanto nos desviamos.  

  • La segunda forma de calcularlo es lo que en la jerga se llama “cálculo contable”. El cálculo acá es:

(inventario inicial+compras realizadas durante el mes -inventario final)/ventas= CMV

Básicamente lo que hacemos es ver con cuánta mercadería arrancamos el mes, le sumamos lo que se fue comprando y le restamos la mercadería que sobro al cierre.

Si bien a priori pareciera que el resultado de estos dos cálculos debe coincidir, es usual que no lo haga. Sin entrar en demasiado detalle, suelen no coincidir por recetas mal armadas, errores administrativos de facturación, mermas y desperdicios durante el servicio y la mise en place, etc.

Enfocarse en lo importante
Partamos de la base que el problema no es específicamente que no coincida el costo estándar de nuestras recetas con el costo de mercadería vendida, sino que la clave es ver qué tanto nos desviamos, encontrar los motivos y hacer algo al respecto.
Recomiendo arrancar por aquellas diferencias de inventario que nos resulten significativas. Cuando decimos significativas nos referimos a plata. Nuestra prioridad son aquellos ítems de nuestro inventario que representan más diferencia en plata, no necesariamente en volumen. No es lo mismo tener una diferencia de 20 sifones de soda que tener una diferencia de 20 botellas de bourbon: nos enfocamos en resolver lo del bourbon primero.

Armar un plan de acción
Como el 80% del costo lo acumulamos en el 20% de los ítems, las acciones a llevar a cabo se enfocan en esos 10 o 20 que vamos a considerar prioritarios. Armamos una lista de las causas más usuales con ideas para atacarlas:

1.Problemas en el conteo: no queremos avanzar rastreando el error por los lugares más recónditos de la organización y después caer en la cuenta de que había una caja escondida al fondo del depósito que no habíamos visto. Si recontamos y está todo ok, seguimos buscando. Si cuando volvemos a contar encontramos que parte de la diferencia se debía a error de conteo, también seguimos viendo qué onda con la mercadería que falta o que sobra. Si resulta que encontramos todo lo que nos faltaba, pasamos al próximo ítem de nuestra lista de artículos prioritarios.
Idea: tener bien bien ordenado el depósito y las heladeras ayuda mucho a minimizar la cantidad de errores de conteo. Otra buena idea es hacer un chequeo aleatorio de X cantidad de ítems, osea, volver a contarlos.

2. Errores la receta: esto aplica a productos que requieren elaboración, como cócteles. No a productos de venta directa como botellas de cerveza o de vino. 
Idea: cotejar las recetas reales que de verdad se utilizan durante el despacho con las que figuran cargadas en el sistema y corregirlas. Ahí también hay que incluir las mermas, esto nos va a permitir saber el costo real de los productos que vendemos y analizar si siguen siendo rentables para el bar.

3. Controlar la carga de facturas: la carga de facturas al sistema de gestión que usemos es la forma en que se agrega mercadería a nuestro stock. Entonces, si ingresa mercadería pero no se carga la factura, nos va a producir un sobrante de insumos. Si se carga dos veces una factura, nos va a producir un faltante de insumos. Otro error frecuente es la carga de facturas con errores en la unidad de medidas: si se cargaron 12 botellas pero la factura se refería a 12 pack, también nos produce una diferencia. Es corregible a través de administración.
Idea: la Gise es una obse y tiene un cuaderno de barra en el que deja asentado qué ingresó cada día, eso nos re sirve para encontrar este tipo de errores. Capaz te resulte más cómoda una planillita con todos los ítems que comprás y las fechas del mes como para ir anotando cantidades, por ejemplo. No, confiar en tu memoria no es buena idea.

4. Mejorar el control del ingreso de mercadería: como figura en el punto anterior, las facturas son la forma en que ingresa la mercadería al sistema, por eso es tan importante que lo que figura en la factura coincida con el ingreso real de insumos.
Idea: básicamente tenemos que asegurarnos que cada vez que se entregue materia prima alguien chequee que lo que dice el remito/factura que nos trajo el proveedor con la mercadería que nos está entregando coincidan tanto en la cantidad como en la presentación. Pesar la fruta y corregir el remito si hace falta. No, disculpas, no confío en que todos los cajones de limón traen 18kg.

5.Carga de inventarios: los problemas maś usuales son errores de tipeo, ítems que están en existencia y fueron contados pero que no se cargaron en el inventario, carga de unos artículos por otros, unidades de medida incorrectas.
Idea: prestar mucha atención y concientizar acerca de la importancia que tiene el inventario para la organización pueden ayudar. (Ok, no me esmeré en ésta)

6.Ítems mal comandados durante el servicio: es bastante común que esto pase con productos de venta directa, es decir, con aquellos que no implican nuestra mano de obra en su elaboración como vinos por botella, bebida sin alcohol embotellada, cerveza por botella, etc. La típica que el mesero llega a la mesa y le cambiaron la orden y como está a mil, se olvida de avisar el cambio. Que nos sobren 4 botellas de malbec y nos falten de cabernet sauvignon por lo general es por comandas cruzadas, por ejemplo.
Idea: NADA SALE DE LA BARRA SIN COMANDA, NO, ESA GASEOSA TAMPOCO 🙂 
Hay que hacer mucho seguimiento, no queda otra.

7.Fuga de mercadería: tema álgido.
Idea: suerte con esto.

Pipi Yalour

Ideas para armar recetas con más maña que presupuesto

El presupuesto nunca es ilimitado y ahí está el desafío, de hecho creo que si pudiera disponer de todas las herramientas y bebidas que se me ocurran me costaría muchísimo pensar un cóctel. Me parece que la creatividad está muy vinculada a las limitaciones, a nuestro conocimiento sobre materias primas y a técnicas para intervenirlas.
Esto no significa que la calidad de las bebidas alcohólicas que uses no sea importante, sino que muchas veces ese es un factor que no depende del bartender, en cambio en los mixers y endulzantes solemos tener mucha más injerencia y chance de agregar valor a nuestro trabajo.
Como nosotras somos devotas a Santa Lita Delazzari, recopilamos algunas ideas que nos permiten tener un abanico más amplio de posibilidades para armar recetas interesantes:
Usar productos de estación
Siempre es más económico y además de mucho mejor calidad la fruta o verdura que está en su momento de estacionalidad. Hablá con tu proveedor para que te mantenga al tanto de qué es lo que se está consiguiendo a buen precio, y si podés, andá con él al mercado.
Probá con distintos mixers
Por las dudas: un mixer es una bebida sin alcohol o con poca graduación que sirve para “estirar” una receta, como la tónica del gin Tonic o la soda en un Tom Collins. 
En Argentina no contamos con mucha disponibilidad de mixers: tenemos algunas gaseosas y frutas para hacer jugo, no mucho más, por eso usar infusiones ( manzanilla, tilo, hibiscus, etc), tes, café, por ejemplo, es un camino para explorar.
Además, hoy en día es cada vez es más fácil conseguir Birras artesanales de buena calidad. Si te bajas la app de la BJCP podés acceder a las fichas técnicas de cada estilo para buscar los descriptores que te servirían en una receta, la textura (figura como densidad final), la graduación alcoholica y bastante info más.
Link para descargar la Guía de Estilos de Cerveza para iOs y para Android (ambas en inglés)
Buscá aromáticas
En los viveros podés encontrar plantines de aromáticas que no son solamente menta o albahaca, suele haber también cedrón, salvia, romero, poleo, etc. Lo óptimo es pasarlos a una maceta así crecen y disponés de tus propias hierbas sin agregado de fertilizantes ni nada por el estilo.
Otra alternativa puede ser ir a una santería donde venden hierbas, cortezas y raices secas para hacer macerados o infusiones.
 
Andá a una dietética
Para mí son la perdición absoluta. Acá una pequeña selección de productos que me resultan atractivos y suelen conseguirse en estos locales: cacao, infusiones, arropes, semillas varias, piloncillo y muchas cosas más que en verdad no necesito pero quierooo.
 
Aprovechá los productos de tu región 
Precio-calidad son imbatibles. En Córdoba tenemos buena miel, algarroba, maní, cedrón, pensá qué hay en tu zona y ponete en contacto con un productor.
Hago hincapié en el vínculo con productor porque en la cadena de venta suele salir mucho menos airoso que el comerciante y también porque es quien te va a poder enseñar cómo es el proceso productivo, las formas de manipularlo, conservarlo, etc. 
Explorá texturas
Para lograr un cóctel cremoso no necesariamente tenes que usar crema, podes usar yogur natural ( soy muy fan), leche de coco, leche de soja, horchata de arroz, syrup de manteca y un montón de otras preparaciones que podés hacer vos sin demasiada complicación o encontrar quien te las provea.
Pipi Yalour

Costear: cómo, para qué y una planilla mágica

Una de las aristas poco comunicadas de nuestro trabajo tiene que ver con tomar decisiones en pos de la rentabilidad del bar. Por lo general, lo que se ve y se comunica es la creatividad y personalmente considero que si las ideas fabulosas para armar recetas que tenemos no son rentables, más que creatividad, es divague.

Situación: Armás una receta, hacés el trago, se lo das a tus compañeros para que lo prueben, a los camareros les encanta, lo costeás: $60. Pasa a ser anecdótico que hayas armado un cóctel rico, porque que la finalidad última de un bar como unidad de negocio es generar lucro y nosotros debemos generar productos alineados a ese objetivo. Si sube el agua, sube el corcho.

Costeo de recetas

El costo de cada cocktail es información clave para, primero, determinar la viabilidad de incluir esa receta en un menú o descartarla, y luego para -en conjunto con los precios que maneja la competencia, las proyecciones de venta, el mix de productos de la carta, entre otros- decidir el precio de venta que va a tener.

Para calcular el costo casi no es necesario saber matemática, con entender cómo funciona una regla de tres simples a mí siempre me alcanzó; lo que sí es útil es tener conocimientos sobre planillas de cálculo. En caso de que no sepas nada de fórmulas de excel, mi más sana recomendación, por esto y por varios otros motivos, es que te lleves bien con el encargado de compras o el administrador. Ellos están superfamiliarizados con estas herramientas y convengamos ninguno de nosotros quiere pasar tiempo haciendo un curso sobre planillas.

Info que necesitás para armar el costeo:

  • Borradores de recetas: los líquidos deben estar expresados en mililitros. Normalmente esa es la unidad de medida que se utiliza para cargarlas en los software de gestión.
  • Costos actualizados de los insumos que vayas a usar. 
  • Presentación en que se compran esos insumos: si son botellas, de cuántos mililitros; si son cajones, de cuántos kilos; si son paquetes, cuántos gramos tienen. Sino, puede servir saber cuánto rinde un insumo.

La planilla mágica

Acá hay un archivo con la planilla que uso para costear recetas con fórmulas incluidas. Es un gdocs con permiso público para ver, para usarlo hay que copiar y pegar en una planilla nueva.

Una vez que tenés toda esa info, la usás para completar las columnas.

En general, uso como parámetro el costo/precio de venta (es el porcentaje que representa el costo en el precio de venta, ejemplo fácil: si un cóctel tiene como costo $25, el precio de venta iría a $100) con un objetivo del 25%.  Así a grandes rasgos parece mucho remarque, pero es sólo costo de mercadería lo que se está contemplando. ¿A dónde va todo el resto? bueno, con eso se arreglan las heladeras, se paga el alquiler, los gastos, los sueldos, y lo que sobra, es ganancia.

Bonus track

En él hay una pestaña en la que figura la cantidad de hielo entero o roto que cabe en determinada pieza de cristalería y la capacidad que le queda disponible para líquidos una vez que le pusimos hielo. Pueden servir como guía, pero depende de la cristalería que uses.

Y acá un post sobre rindes de los cítricos.