Nos encanta crear recetas de autor, propias, que en nuestro imaginario van a trascender (spoiler alert: no trascienden). Ahora bien, diseñar un menú de cócteles y ponerlo en funcionamiento requiere mucho más laburo que solamente pensar recetas ricas que le gusten a nuestro público. Hay unas cuantas tareas que llevar a cabo que son -casi todas- bastante engorrosas pero -todas- muy necesarias.
Hice un machete que sirve para no olvidarnos de cosas importantes. Si bien en el mundo real este procedimiento es bastante menos lineal que como está planteado acá, porque hay acciones y tareas que van aconteciendo en paralelo, entiendo que es un buen check list.
Este proceso arranca una vez que definiste recetas, nombres de cócteles y precios y culmina con los clientes tomando los cócteles.
1. Armar el archivo que va a diseño
Acá van los nombres de los cócteles, los ingredientes, la descripción, los precios, títulos de secciones o lo que sea que vayas a querer que figure en el menú impreso.
Si tenés acuerdos comerciales con marcas de bebidas, deberías incluir las marcas dentro de los ingredientes. Es importante pensar en tu público cuando hagas esto: hay marcas que son tan conocidas que no hace falta aclarar qué bebidas son, pero hay otras que quizás requieran que le pongas a qué categoría pertenecen, además de marca. Yo sé qué es el Christallino, porque soy bartender y porque me encanta, pero quizás en el menú deba poner “agua ardiente de peras Williams Christallino”.
Un tema no menor: dentro de los ingredientes los destilados van primero. Pensá que la gente lee de izquierda a derecha y no es tan clave a la hora de elegir un cóctel que tenga jugo de limón. Arrancá por el principio.
Otro tema importante: los diseñadores gráficos no leen. O sea, se supone que saben leer pero rara vez leen los archivos que les mandan y tampoco tienen la obligación de hacerlo. Copian y pegan. Tampoco es del todo probable que tengan conocimiento técnico sobre coctelería, así que mejor no dejar vacíos dudosos.
Esto significa que tiene que estar todo el texto que envíes a diseño impecable y que no podes dar por sentado que hay detalles que se sobreentienden. El escenario ideal es que vos mandas un archivo de texto sin errores y el diseñador o diseñadora te manda un archivo ya con diseño para que chequees. Se supone que ahí lo que mirás son colores, maquetado, etc. Se corrigen detalles y se manda a imprenta.
2. Cargar al sistema que utilices todos los insumos nuevos
Si cambiaste el menú, es probable que empieces a usar materias primas o preproducidos que no estabas utilizando anteriormente. Si hiciste la tarea bien y calculaste el costo de cada cóctel, entonces tenés también la info de cuánto cuestan esos insumos. Los tenés que cargar al sistema que estés usando para poder pasar al próximo paso.
3. Cargar las recetas al sistema de adición que uses
Es muy aburrido hacer esto. Requiere concentración y un termo de mate amargo. Agarrás una a una las recetas que creaste y vas sumándolas al sistema. Configurás las impresoras, etc.
Tené en cuenta de que si te equivocás acá, ese error va a repercutir en el resultado del inventario de ese mes: si pusiste 0.6 L en una receta en vez que 0.06 L te va a generar un lindo lío. Si bien es muy difícil no equivocarse en absolutamente nada cuando se trata de una tarea tan mecánica siendo bartender, tomarte el tiempo de hacer esto en calma ayuda.
Es práctico hacer un inventario pasada una o dos semanas de utilización del nuevo menú para encontrar errores en recetas y corregirlos.
4. Agregar los nuevos insumos a tu listado de compras semanal
Como en gastronomía los roles a veces son difusos, o al menos las estructuras de trabajo no son del todo standard puede que sea el mismo jefe de barra el que ejecuta el pedido (habla con el proveedor) o puede que sea otra persona a cargo de tareas administrativas. De cualquier manera, es útil trabajar ordenadamente. Alguna vez te vas a ir de vacaciones, alguna vez alguien te va a tener que cubrir. Así que recomiendo que armes una planillita que tenga el listado de insumos a comprar, qué proveedor trae cada uno, su número de contacto y qué días de la semana suele entregar.
Si hay materias primas que ya no vayas a usar más sacalas de ese listado. Dejate un backup únicamente para que te quede la info de a quién le comprabas.
5. Armar el recetario madre
Yo suelo trabajar con dos: uno de recetas y uno de preproducidos. El primero es lo que el nombre indica. Tiene los nombres de los cócteles, los ingredientes, cantidad de cada ingrediente, método de elaboración, vajilla en que se sirve, tipo de hielo y garnish. En el segundo están detalladas las recetas y procedimientos para elaborar los macerados, syrups, tinturas, y otros preparados que hay que tener listos de antemano para poder hacer los cócteles. Ambos van plastificados. El primero en onzas, el segundo en mililitros (esto ya es maña).
Personalmente, ordeno por cantidad los insumos de los cócteles. Agrupo porque sino no me las puedo acordar. Acá vale lo que a cada uno le sirva para aprenderse todas las recetas.
6. Capacitar al personal
El equipo de barra tiene que saber ejecutar las recetas y preparar todos los insumos necesarios para hacer esos cócteles. El equipo de salón debe saber qué cócteles te conviene vender y qué características tienen para poder venderlos. Suele ser útil plantear equivalencias con el menú anterior en este punto: “a la gente que tomaba X cóctel de la carta anterior le podemos recomendar Y cóctel de esta carta”.
7. Ejecutar las compras
Cuando hacés el pedido de insumos de la nueva carta tenés que estar casi en condiciones de largar. Si decidiste incluir modelos de vajilla distintos, también es momento de encargarte de que lleguen.
8. Hacer la preproducción
Con los insumos que te llegaron armás los preproducidos del nuevo menú. Se supone que fuiste achicando tu stock de almíbares, macerados, etc. de la carta anterior durante la última semana como para no clavarte con mucha cantidad.
Una vez que preparaste perecederos -jugos, por ejemplo- para hacer los cócteles que querés estrenar, ya estás jugado. Con esto me refiero a que o salís con la nueva carta o los terminás descartando (nadie los quiere descartar).
9. Modificar las pantallas de venta
A veces cambiamos cartas completas, a veces sólo partes. En cualquiera de los dos casos en importante definir qué vas a hacer si un cliente te pide un cóctel del menú anterior: ¿ya no lo sacás más? ¿si tenés los insumos se lo hacés?
No es demasiado difícil saber de antemano qué cócteles del menú anterior podrías seguir haciendo y cuáles no de acuerdo a los ingredientes y a la nueva disposición de tu mise en place. Prevelo a la hora de modificar las pantallas. Podés dejar algunos o dejarlos por un tiempo.
Pensá que cuando cambies la pantalla de venta ya no vas a tener cómo comandar ítems del menú anterior. Así que lo tenés que hacer medio sobre la hora. Acá probás que todo funcione bien a nivel sistema: que las comandas salgan en la comandera correcta, que estén todos los ítems, que todos tengan precio y que sea el precio que corresponde. Lo mejor es hacerlo con la carta impresa en mano, entonces cruzás el archivo que mandaste a diseño, con el menú físico y con lo que te figura en la pantalla.
Un último consejo:
Planificá todo este proceso como para arrancar el primer día de la semana que abre el bar. Así, si te atrasás en alguna de las instancias anteriores aún te da un poco de margen antes del fin de semana. Nunca, nunca. nunca cambies menú un fin de semana. Nunca salieron cosas buenas de cambiar menú un fin de semana , no hace falta arriesgarse.
Que la fuerza te acompañe.
