Por Piba Cóctel
Como bartender emprendedora, me dedico a organizar eventos donde la estrella es la barra móvil y sus cócteles de autor. A continuación, te compartiré lo que necesitás saber para asegurar el éxito al armar un servicio.
En primer lugar, es fundamental contar con ciertos datos. Lo más importante es conocer la cantidad de personas o invitados, el horario de inicio y finalización del evento, la fecha y la ubicación. Con esta información, podés comenzar a realizar cálculos para elaborar un presupuesto.
Si el cliente no proporciona estos datos, ¡no dudes en preguntar! En la organización de evento la claridad y la comunicación son clave.
Para mí, lo más importante en un evento es garantizar que no falte, ni bebida ni hielo. Por lo tanto, aquí te explicaré la lógica que utilizo para calcular las cantidades:
¿Cuánto puede beber una persona en una hora? La respuesta varía según la persona, el tipo de cóctel, la temperatura ambiente y otros factores como la edad y el tipo de evento. Sin embargo, en promedio, una persona consume aproximadamente un cóctel por hora. Por supuesto, algunas personas pueden beber más, pero es importante tener en cuenta que no todos tienen la misma tolerancia al alcohol.
Además, si en el evento se sirve comida, esto también afecta la cantidad de alcohol que se consumirá, ya que beber y comer al mismo tiempo puede provocar una sensación de saciedad más rápida.
Entonces, si la duración de mi evento es de 5 horas, debo calcular aproximadamente 5 cócteles por persona. Por experiencia, sé que este cálculo funciona, ya que algunas personas consumirán los 5 cócteles mientras que otras tal vez solo beban 3. Además, es importante recordar que en los eventos también se ofrecen otras bebidas como limonadas, agua y gaseosas. ¿Y cuánto hielo debo llevar? Para responder a esta pregunta, tenés que considerar para qué vas a usar el hielo. ¿Será solo para los cócteles o también necesitarás hielo para las fraperas, para mantener frías las cervezas, etc.?
Acá te paso un dato: solo para cócteles calculo 200 g por vaso, además del hielo necesario para batir en las cocteleras. Esto es un promedio, y es probable que terminemos con un poco de hielo sobrante. Pero, en mi defensa, es mejor que sobre a que falte y es preferible llegar con la cantidad sobrante que quedarnos cortos.
No solo es importante calcular la cantidad de bebida y hielo necesarios, sino también determinar cuántos bartenders necesitaremos para proporcionar un servicio adecuado y atención de calidad.
Podríamos entrar en un debate fácilmente, pero la realidad es que debemos ser conscientes y entender que los bartenders no somos máquinas, no tenemos 8 manos ni somos pulpos. Somos personas y trabajamos dentro de ciertos límites de rendimiento. Podemos esforzarnos por ser los mejores, sobreexigirnos y atender hasta 100 personas solos, pero ¿a qué costo? ¿Valen la pena las contracturas, el dolor de espalda, el cansancio en los pies por no querer contratar más personal y ahorrarle dinero al cliente?
Estoy segura de que no lo vale.
¿Querés brindar un servicio de calidad? Entonces no escatimes en personal. No queremos vernos desesperados detrás de la barra porque nos demoramos en preparar los pedidos y tenemos una fila interminable de gente que no quiere esperar en un evento para beberse su copa.
El principio de “menos es más” no aplica acá.
Entonces, ¿cuántos bartenders calcular por invitado?
Para responder a esta pregunta, realicé una encuesta en mis redes y todos estuvimos de acuerdo en que siempre es mejor ir acompañado, sin importar la
cantidad. Pero si hablamos de números, un bartender cada 25/30 personas sería lo ideal.
Recuerda contar con un mobiliario de barra acorde a la cantidad de bartenders que irán, que tenga espacio suficiente.
No olvides contar con una persona dedicada exclusivamente al lavado de la vajilla utilizada en el servicio de barra. Es importante que, si está dentro de nuestras posibilidades, podamos agregar al equipo un bacherx para que se encargue únicamente de las copas.
Es crucial, si no podemos incluirlo en el presupuesto, informar al cliente que debe asignar a una persona para ese puesto, ya que los bartenders no deben ocuparse del lavado de copas.
Ahora que hablamos de vajilla, no quiero olvidarme de mencionarles que, si nos toca incluir copas y vasos en nuestro presupuesto, siempre debemos considerar el recambio. Es muy común que en los eventos las personas no reutilicen sus vasos, sino que los cambien por cada cóctel consumido, así que es muy importante llevar cristalería de más. Les aconsejo que sumen entre un 30% y un 50% más de vasos, y además agregar 1 copa de champán por persona. Por ejemplo, si tengo un evento de 100 invitados, llevaré 150 vasos para cócteles y 100 copas para el brindis.
Algunas cosas importantes a tener en cuenta:
Si podemos visitar la locación con anticipación, será mucho mejor para chequear el acceso para el transporte, asegurarnos de que tengamos el espacio adecuado para ubicarnos, verificar si hay enchufes cercanos o no y si contamos con freezer disponible o si es necesario gestionarlo. En caso de que no podamos visitar el lugar previamente, debemos despejar todas nuestras dudas con el cliente para evitar sorpresas.
Mi recomendación a la hora de organizar un evento es que lo planifiques con tiempo para garantizar una ejecución sin contratiempos. Organízate con los proveedores de hielo y bebidas, selecciona el equipo adecuado asegurándote de contar con personal profesional y capacitado, que incluya bartenders con experiencia en la preparación de cócteles y la atención al cliente. Además, elige una barra móvil que se adapte al estilo y tamaño del evento.
Diseñá un menú de bebidas variado y atractivo que se ajuste al estilo y preferencias del evento. Ofrecé opciones de cócteles clásicos, cócteles de autor y bebidas no alcohólicas para satisfacer las necesidades de todos los invitados.
Capacitá a tu equipo para brindar un servicio amable, eficiente y personalizado a todos los invitados. Fomentá la interacción con los clientes, ofreciendo recomendaciones y sugerencias de acuerdo a sus gustos y preferencias.
Priorizá la seguridad y la higiene en todo momento. Asegúrate de cumplir con las normativas locales de salud y seguridad alimentaria, y seguí los protocolos adecuados de manipulación de alimentos y preparación de bebidas.
Después del evento, realiza una evaluación para identificar áreas de mejora y tomar nota de cualquier lección aprendida que pueda aplicarse a futuros servicios de barra móvil. Solicitá retroalimentación a los clientes para conocer su nivel de satisfacción y mejorar continuamente la calidad de tu servicio. ¡Pediles que te dejen una reseña en Google!
Hasta aquí ya tenemos todos los datos indispensables para poder calcular costos y comenzar a armar un presupuesto. Quiero que tengan en cuenta algunos factores que, para mí, son importantes cuando decidan establecer un precio de venta para su servicio:
- ¿Qué incluye mi servicio?
- ¿Cuánta experiencia tengo?
- ¿Cuántas horas vamos a trabajar?
- ¿Brindo asesoramiento a mi cliente?
- ¿Cuál es la calidad de las bebidas que voy a utilizar en mi evento? ¿Son estándar o premium?
- Y lo más importante: ¿cuánto dinero quiero ganar?
Mi ultima recomendación es que le sumes a tus costos entre un 50% y 100% que serán destinados a tu ganancia.
Espero que les haya sido de gran ayuda para resolver cualquier pregunta que tuvieran.
