Me están llegando mensajes de texto hace algunos meses. El finde fueron más que lo usual. A principio de año escribí a quienes eran mis jefes para avisarles, pero todo sigue igual.

Una historia en actos

Tercer acto

X insumo está por debajo del mínimo de seguridad en el inventario de Y hotel en el que trabajaba. Infiero que no le están llegando a la persona que de verdad puede poner una orden de compra y anular la alerta de quiebre de stock. 

Segundo acto

Hace unos cuantos años existía Live Love Drink, un blog que escribía Eze Rodríguez. Yo esperaba ansiosamente cada nueva entrada, la compartía en Fcebook, probaba las recetas y anotaba qué tan rarísimo me había salido el falernum (gusto a chupetín de C*ca-Cola). Un día, sin previo aviso, ese blog dejó de existir, la pantalla devolvía una imagen que decía que el dueño del sitio lo había borrado. Lo cierto es que yo había transcripto unas cuantas recetas de preparaciones a mi cuadernito de niña ñoña, pero hubo muchas que perdí.

Lo que siempre recuerdo haber leído por primera vez en ese sitio fue la importancia de las listas de chequeo. Eze recalcaba que creés que te podés acordar de todo y tener en mente las cien cosas a las que le tenés que prestar atención para el servicio de un viernes a la noche, pero no podés. Para que no necesites acordarte, hay herramientas.

Bonus track: ahí aprendí a preparar Pimento Dram, que amo aún.

Primer acto

Una Pipi jovencita se muda a Buenos Aires para hacer el curso de Tripulante de Cabina de Pasajeros (alias, azafata) con una valija en la que había una pollera, un pantalón de vestir, un blazer y varias camisas rosas porque se le coló una media roja en el lavarropas.

He de decir que de verdad hay que estudiar, no es sólo tener el rodete bien arriba y señalar las salidas de emergencias. Ahí aprendí que el preceptor posta te podía hacer salir de la escuela por tener el blazer desabrochado y dejarte entrar recién cuando te lo habías abochado para que tu cerebro internalice que el único blazer desabrochado es el de quien está sentado. Además de eso, que no es un tema menor porque a Néstor Kirchner nunca se lo pudieron hacer entender; aprendí sobre gastronomía. Inesperado y real: en primera clase la tripulación tarda un poco menos de tres horas en servir el menú cuidadosamente maridado.

Si eso no era suficiente, empecé a dimensionar lo de trabajar bajo procedimientos. En aeronáutica todo está sujeto a procedimientos de trabajo que garantizan la seguridad y el funcionamiento del servicio.

La buena gente que trabaja en los aviones no se acuerda que tiene que ver que la puerta de emergencia de su compañere de enfrente tenga enganchado el tobogán, sino que el comandante (odia que le digan capitán, porque esos son los de los barcos) da la orden de hacer un “cross-check y reportar”. Así es que cada azafate cumple con su lista de chequeo de tareas y también recibe una orden extra de controlar a otre y avisar lo que vio. Cuando hacés buceo hay un sistema similar que se vale de diversas reglas mnemotécnicas –algunas muy divertidas, otras aleeeeeeeeeeeeerta machismo– para que controles que tenés todo tu equipo y hagas lo propio el de tu compañero.

Hay listas de chequeo en las que le mismo ítem aparece varias veces porque es tan importante que si surgió alguna distracción que hizo que no lo chequearas a la primera, aún hay otra oportunidad de evitar un error.

Segundo acto (es raro que haya cuatro así que, hay dos segundos actos)

Empecé a implementar lo de las listas de chequeo y funcionó. Funcionó porque detectábamos faltantes o stock bajo y podíamos tomar decisiones con esa info (comprar, quitar un producto de carta, avisar al salón o lo que sea) y también porque no necesitábamos ocupar energía y mente en tratar de recordar todo lo que hace falta.

El paso extra aconteció en uno de esos nefastos momentos que quizás vos también viviste en los que estás sentade en el piso del depósito después de 14 horas de laburo y sin chances de irte a tu casa pronto pensando “me va a dar un ACV antes de los 30 y todo esto por poca plata”. Ahí me puse a pensar cómo podía hacer para poder estar menos en el trabajo y más en mi casa, así fuese trabajando con un ojo abierto desde el sillón. 

Algunos conceptos importantes

¿Qué chequeamos?

En primer lugar, existencias. Es decir, que respondemos a una pregunta por sí o por no. Ejemplo: ¿Hay gin estilo london dry en botellas de 750ml? Las respuestas posibles son dos: hay o no hay. 

En segundo lugar, suficiencia. Acá lo que querés saber es si te alcanza. Para poder saberlo, tenés que antes haber definido cuánto necesitás para un determinado período de tiempo. 

¿Para qué chequeamos?

Para tomar decisiones. El chequeo de existencias y de suficiencia es parte de un procedimiento de trabajo más amplio. Por ejemplo, el de apertura de barra. Si sos bartender y entrás a trabajar en el primer turno y en tus tareas se encuentra la de chequear stock, cuando lo hagas vas a haber recopilado información que deberás comunicar al jefe de barra. 

Gracias google por la ayuda

Te muestro un ejemplo simple de chequeo que se puede hacer con el celu en la mano y cuyos resultados otra persona también puede ver desde el celu si quiere o bien agarrarlos con la compu y hacer gráficos incluso.

Comentarios acerca de porqué fue armado así:

• Si te fijás, google forms registra automáticamente día y hora así que, no necesitás vos requerirle esa información a quien completa el formulario. 
• Me interesa saber quién levantó la info, así si me surge alguna duda puedo hablar con esa persona (el fino límite entre tener trazabilidad y ponerse la gorra) por eso hay un desplegable en el que irían nombres.
• Como no quiero saber cuánto hay de cada insumo porque eso sería hacer un conteo de inventario completo y demora mucho más tiempo, sino saber si tengo suficiente, la pregunta que hago es “¿hay más que X cantidad de Y insumo?” y habilito únicamente dos respuestas: sí o no.
• En la misma pregunta incluyo el ítem, la marca, la presentación y su unidad de medida. Podés pensar en qué es lo que te hace falta a vos para tu barra.

Así se ven los resultados de este formulario. Podés entrar a chusmearlo (sólo tiene esas preguntas) si te interesa. 

Estoy al corriente de que hay sistemas de gestión de inventario muy pro hoy en día. También sé que implementar un software de esos en gastronomía es un mambo porque hay aún mucha cultura de gestión institucional familiar en la que gastar dinero en obtener, organizar y visualizar información no parece prioritario (pandemia de por medio tampoco sé si lo es). 

Esto lo podés hacer andar sin más inversión que tu tiempo -estoy a nada de ofrecerte ser tu propie jefe y hacerte millo- y adaptarlo a tus necesidades.

Si te estás preguntando si esto es canje con google, bueno, ya sabés la respuesta.